Förhandlingar är en viktig del i vårt vardagliga liv – både professionellt och privat. Du kan förhandla med din arbetsgivare om en löneförhöjning, med affärspartners om viktiga avtal och med dina vänner om vad ni ska göra när ni ses. Men vad är egentligen en förhandling, och vad krävs för att nå ett lyckat resultat? Det är något vi kommer gå igenom i detta blogginlägg.
Vad är en förhandling?
En förhandling är en process där olika parter försöker nå en överenskommelse. Förhandlingar används i många olika sammanhang – exempelvis i arbetslivet, i privata sammanhang, vid en konfliktlösning eller när flera parter vill komma överens om ett samarbete. Resultatet av en lyckad förhandlingsprocess är att alla parter känner att de har nått en gynnsam överenskommelse.
I professionella sammanhang sker förhandlingar exempelvis inom säljprocesser, i överenskommelser mellan leverantörer och inköpare och i samband med samarbeten mellan företag. För denna typ av förhandlingar krävs ofta en bra strategi med god kunskap om den aktuella branschen samt deltagarnas ståndpunkter och bakgrund.
Du kan även förhandla i privata sammanhang. Det kan exempelvis handla om priset på en begagnad bil. I vissa fall har du som privatperson till och med rätt till att förhandla. Lagen om medbestämmande i arbetslivet ger exempelvis arbetstagare och fackliga organisationer rätt att delta i beslutsfattande och förhandlingar som rör frågor som påverkar arbetsmiljön och arbetsplatsen, såsom anställningsvillkor, lön och arbetstider.
Olika steg i en förhandling
Beroende på vad man förhandlar om kan processen delas in i olika steg. En del förhandlingar kan avklaras på några sekunder. I andra fall kan det vara en långdragen strategisk process som drar ut på tiden. Det beror helt enkelt på vad man ska komma överens om, hur mycket som står på spel och om man behöver kompromissa mycket.
Generellt sett brukar man dock dela in förhandlingsprocessen i tre faser:
1. Förberedelser inför en förhandling
Innan du går in i en förhandling krävs en del förberedelse. Det kan exempelvis innebära att du definierar vad förhandlingen ska innefatta, sätter upp mål och alternativa mål, förbereder argument samt gör relevant research som kan styrka din ståndpunkt.
En definition av förhandlingen ska innefatta hjälper alla inblandade parter att förstå vad målet med förhandlingen är. Det kan exempelvis handla om att ni ska komma överens om villkor, pris eller hur ett samarbete ska se ut.
Det kan vara klokt att samla relevanta bevis som kan stärka dina argument. Det visar tydligt att det finns belägg för det du argumenterar för. I många fall kan förberedelserna även innebära att man sätter ihop visuellt material till själva förhandlingsfasen. Om du exempelvis baserar många av dina argument på data och statistik kan det vara fördelaktigt att komplettera dina ord med visuella element.
Eftersom en förhandling handlar mycket om att ge och ta, kan det även vara klokt att fundera på vilka motargument som andra parter kan tänkas lägga fram. På så sätt kan du ligga steget före och redan på förhand sätta upp gränser för vad du kan kompromissa om och inte.
2. Förhandlingsfasen
Under förhandlingsfasen är det dags att nå en överenskommelse. I detta moment lägger alla parter fram sina argument och man kommer tillsammans överens om vad som är möjligt med de givna förutsättningarna.
Förhandlingsfasen kan ses lite som en balansakt. Alla parter måste vara beredda att ge efter och kompromissa på vissa punkter för att kunna ställa krav gällande andra punkter.
När förhandlingarna väl börjar är det viktigt att alla parter är tydliga och konkreta med sina krav och förväntningar. Alla bör även få en rättvis chans att föra fram sina åsikter och argument.
Detta är ett moment som ibland kan väcka starka känslor. För en del handlar det om nervositet, för andra kan det vara mycket som står på spel. Huvudsaken är att hålla en god ton och respektera att alla inblandade parter har olika ståndpunkter. På så sätt är det enklare att komma fram till en lösning som fungerar i praktiken och samtidigt gynnar alla.
3. Avsluta förhandlingen
En förhandling är inte klar förrän ett beslut har klubbats. I de flesta fall skriver alla parter på ett kontrakt där det tydligt framgår vad man har kommit överens om. Framtill dess är förhandlingen fortfarande igång och saker kan ändras. Det är därför viktigt att inte ta ut något i förskott.
Lyckas med din förhandling
Lyckade förhandlingar är ofta ett resultat av stor dos skicklighet och en god förståelse för alla inblandade parters situation. En skicklig förhandlare har exempelvis ofta en genomtänkt förhandlingsstrategi som ledstjärna, men analyserar successivt förloppet för att kunna göra eventuella justeringar under förhandlingens gång. Detta gör det enklare att nå de egna målen även om förutsättningarna ändras under processen.
Det är dock lika viktigt att komma ihåg att det övergripande målet med en förhandling är att hitta en lösning som är gynnsam för alla inblandade parter. Om du hittar en balans mellan att nå dina egna mål utan att andra inblandade parter känner att de förlorar något – då har du lyckats med din förhandling!
Vill du lära dig mer om hur du kan öka dina chanser att lyckas med en förhandling? Utforska vårt Tillväxtprogram som täcker allt du behöver för att ta dina sälj- och förhandlingskunskaper till nya nivåer. Vi har även samlat 15 tips på hur du vässar dina förhandlingstekniker här.
